Tema 4 de 6
Ciclo de vida de los datos y registros
Guardar lo que hay que guardar y borrar lo que sobra. El examen pregunta cuándo usar una directiva o una etiqueta de retención, qué gana cuando chocan y qué diferencia un registro de un registro normativo.
Contenido
- Data Lifecycle Management
- Retener y eliminar
- Cómo funciona la retención por dentro
- Directivas frente a etiquetas
- Principios de retención
- Archivado, buzones inactivos e IA
- Records Management
- Retención basada en eventos
- Revisión de disposición y plan de archivos
- Escenarios de examen
- Trampas frecuentes del examen
Data Lifecycle Management
Herramientas de Microsoft Purview para retener el contenido que necesitas y eliminar el que no. Borrar lo que ya no tiene valor también reduce la superficie de ataque.
- Cumplir regulaciones que exigen conservar contenido un tiempo mínimo
- Reducir el riesgo ante litigios o brechas eliminando contenido antiguo
- Que los usuarios trabajen solo con contenido actual y relevante
Funciona con SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Viva Engage y Exchange.
Retener y eliminar
Solo retener
Para siempre o durante un período.
Solo eliminar
Eliminar permanentemente tras un período.
Retener y luego eliminar
Conservar un período y después borrar.
El contenido retenido se queda en su ubicación original y el usuario trabaja normalmente. Si lo edita o borra, se guarda automáticamente una copia en una ubicación segura que la mayoría no ve. Retener también lo mantiene disponible para eDiscovery.
Cómo funciona la retención por dentro
El usuario no nota nada: sigue editando y borrando. Lo que cambia es que el sistema guarda una copia protegida cuando hace falta.
SharePoint y OneDrive
Si se edita o elimina un elemento retenido, se conserva una copia en la biblioteca de conservación (Preservation Hold library) del sitio.
Exchange y Teams
Los mensajes eliminados o modificados se conservan en la carpeta Elementos recuperables (Recoverable Items) del buzón, que el usuario no ve.
Ejemplo de una configuración «retener 5 años y luego eliminar»:
Durante el período: El usuario trabaja normalmente. Si borra el documento, desaparece de su vista pero la copia se conserva.
Al final del período: Si el elemento sigue en su ubicación original, se elimina. Si había una copia conservada, se elimina de forma permanente.
Con revisión de disposición: En lugar de borrar automáticamente, un revisor decide antes (solo con etiquetas).
El período puede contar desde la creación del elemento, desde su última modificación, desde que se etiquetó o desde un evento.
Directivas frente a etiquetas de retención
| Directiva de retención | Etiqueta de retención | |
|---|---|---|
| Nivel | Sitio o buzón (contenedor) | Elemento: carpeta, documento o correo |
| Si el elemento se mueve | La configuración no viaja con él | Viaja dentro del tenant de Microsoft 365, no fuera |
| Cuántas por elemento | Varias pueden aplicar | Solo una a la vez |
| Aplicación | Automática por ubicación | Manual, automática por condiciones o predeterminada en SharePoint |
| Revisión de disposición | No | Sí |
| Declarar como registro | No | Sí |
Las etiquetas se publican con una directiva de etiquetas de retención, que define en qué ubicaciones y para qué usuarios están disponibles.
Ámbito estático
La directiva se aplica a ubicaciones elegidas a mano: todos los buzones, o una lista concreta de sitios.
Ámbito adaptativo
La directiva se aplica según atributos (por ejemplo, departamento = Finanzas) y se actualiza sola cuando alguien entra o sale del grupo.
Ejemplo de Microsoft
Todos los documentos de un sitio se guardan 5 años: usa una directiva. Algunos deben guardarse 10: añade una etiqueta de 10 años a esos elementos.
Principios de retención
Cuando varias configuraciones aplican al mismo elemento, se resuelven en este orden:
La retención gana a la eliminación
Si una configuración dice retener y otra eliminar, el elemento se retiene.
Gana el período de retención más largo
Si una dice 5 años y otra 7, se retiene 7.
Lo explícito gana a lo implícito
Para eliminar: una etiqueta gana a una directiva, y una directiva con ámbito concreto gana a una de toda la organización.
Gana el período de eliminación más corto
Si solo hay directivas de eliminación, se borra con la más corta.
Archivado, buzones inactivos e IA
Archivado de buzones
Espacio extra, con archivado de expansión automática para buzones que superan el límite.
Buzones inactivos
Si el buzón queda en retención antes de borrar la cuenta del empleado, se conserva indefinidamente.
Protección adaptativa
Integración con Insider Risk Management: aplica etiquetas de retención según el riesgo para evitar borrados maliciosos.
Interacciones con IA
Prompts y respuestas de Microsoft 365 Copilot se guardan en el buzón de Exchange y se rigen por directivas de retención.
Records Management
Se apoya en Data Lifecycle Management y añade control para elementos de alto valor legal, normativo o de negocio. Al marcar contenido como registro con una etiqueta de retención: se bloquean ciertas actividades, se registran las acciones y se guarda prueba de la disposición al final del período.
Registro
Restringe acciones sobre el elemento y lo rastrea durante todo su ciclo de vida.
Registro normativo
Nadie, ni siquiera un Global Administrator, puede quitar la etiqueta, y el período no se puede acortar. No está disponible por defecto: se habilita con PowerShell.
| Etiqueta normal | Registro | Registro normativo | |
|---|---|---|---|
| Eliminar el elemento | Sí (se conserva copia) | No | No |
| Editar el contenido | Sí | No, salvo que se desbloquee (versiones del registro) | No |
| Quitar la etiqueta | Sí | Solo el administrador del contenedor (registro bloqueado) | Nadie |
| Disponible | Por defecto | Por defecto | Hay que habilitarlo con PowerShell |
Retención basada en eventos
El período empieza cuando ocurre un evento, no desde la creación o la modificación. Ejemplo: conservar expedientes 7 años después de que el empleado se va.
- Fin de la relación laboral
- Producto descontinuado
- Contrato vencido
Revisión de disposición y plan de archivos
Revisión de disposición
Antes de borrar, revisores designados aprueban la eliminación o amplían la retención. Queda prueba de disposición para auditores.
Plan de archivos (file plan)
Importa un calendario de retención existente, muestra todas las etiquetas en un lugar y añade datos como autoridad normativa o función de negocio.
Escenarios de examen
| Situación | Respuesta | Por qué |
|---|---|---|
| Conservar todo el correo de la organización durante 7 años | Directiva de retención | Se aplica a toda la ubicación. |
| Conservar 10 años solo los contratos de un sitio | Etiqueta de retención | Se aplica a elementos concretos. |
| Borrar automáticamente los chats de Teams de más de 2 años | Directiva de retención de solo eliminación | Reduce riesgo y volumen. |
| Conservar el buzón de un empleado que deja la empresa | Buzón inactivo | Retención aplicada antes de borrar la cuenta. |
| Que nadie pueda modificar ni borrar un documento durante el período | Etiqueta que declara registro normativo | Ni siquiera un Global Administrator. |
| Contar el período desde que termina un contrato | Retención basada en eventos | El evento inicia el período. |
| Que un responsable apruebe el borrado al final del período | Revisión de disposición | Deja prueba de disposición. |
| Importar el calendario de retención que ya usa la empresa | Plan de archivos | Gestiona todas las etiquetas en un lugar. |
Trampas frecuentes del examen
❓ Una directiva elimina tras 3 años y una etiqueta retiene 7 años el mismo documento. ¿Qué pasa?
Se retiene 7 años. La retención gana a la eliminación y gana el período más largo.
❓ Un documento con etiqueta de retención se mueve a otro sitio del mismo tenant. ¿Conserva la retención?
Sí. Las etiquetas viajan con el contenido dentro del tenant. La configuración de una directiva no viaja.
❓ ¿Un Global Administrator puede quitar la etiqueta de un registro normativo?
No. Nadie puede quitarla ni acortar su período. Por eso se habilita expresamente con PowerShell.
❓ Se exige guardar contratos 5 años desde su vencimiento, no desde su creación. ¿Qué usar?
Retención basada en eventos, con el vencimiento del contrato como evento desencadenante.
❓ ¿Un elemento puede tener varias etiquetas de retención?
No. Solo una a la vez. En cambio, sobre él pueden aplicar varias directivas de retención.
❓ ¿La etiqueta de retención acompaña al documento si se envía fuera de la organización?
No. Viaja dentro del tenant de Microsoft 365, no fuera de él.
❓ Si un usuario borra un documento retenido, ¿se pierde?
No. Desaparece de su vista, pero se conserva una copia (biblioteca de conservación o Elementos recuperables) hasta el final del período.
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Antes de que se borren permanentemente unos registros financieros al final de su retención, el departamento legal quiere revisarlos y decidir. ¿Qué función lo permite?
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